Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Lahden musiikkiopiston tietosuojalainsäädännön ja EU:n yleisen tietosuojaasetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 24.5.2018. Viimeisin
päivitys 14.8.2024.
1. Rekisterinpitäjä
Lahden musiikkiopiston kannatusyhdistys r.y.
Hämeenkatu 4, 15110 Lahti
Puh. +358 41 319 0070
kanslia@lahdenmusiikkiopisto.fi
www.lahdenmusiikkiopisto.fi
Y-tunnus: 0706010-2
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Rehtori Juha Pulkki
Hämeenkatu 4, 15110 Lahti
Puh. +358 400 800 553
juha.pulkki@lahdenmusiikkiopisto.fi
3. Rekisterin nimi
Oppilaitoksen henkilörekisteri ja opetusrekisteri oppilaista, vanhemmista ja työntekijöistä sekä kannatusyhdistyksen jäsenrekisteri.
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on laki taiteen perusopetuksesta 21.8.1998/633. Yhdistyksen jäsenrekisterin pitovelvollisuudesta säädetään yhdistyslaissa 26.5.1989/503.
Rekisteriä ylläpidetään Eepos-oppilaitoshallinta palvelussa. Eepos-oppilaitoshallinta on taiteen perusopetukseen suunniteltu toiminnanohjausjärjestelmä, jolla hallinnoimme oppilaiden, vanhempien ja opettajien tietoja sekä opetustoiminnan organisointia. Palveluun on käyttöoikeus ainoastaan oppilaitoksen hallinnon henkilökunnalla sekä opettajilla.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on jäsenyyden hoitaminen sekä opetustoiminnan järjestäminen. Opetustoiminnan järjestämiseen liittyen rekisteriä käytetään opetustoimen järjestämiselle välttämättömien sekä toiminnassa syntyvien tietojen hallintaan. Rekisteriin tallennetaan oppilaiden opetusta, opetusjärjestelyitä ja oppimistuloksia koskevia tietoja.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
Oppilaitoksen hallinto käsittelee oppilaiden opiskelutietoja. Oppilaiden henkilötietoja käsitellään ainoastaan tarvittaessa rekisterin eheyden ylläpitämiseksi.
Oppilaitoksen opettaja käsittelee vain niiden oppilaiden tietoja, jotka liittyvät oleellisesti opettajan silloiseen opetustehtävään. Opettajien käytössä ei ole oppilaiden tai vanhempien tarkkoja henkilö- tai osoitetietoja.
Ainoastaan oppilaitoksen hallinto käsittelee kannatusyhdistyksen jäsentietoja.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: oppilaan nimi, oppilaan henkilötunnus, oppilaan yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), verkkoyhteyden IP-osoite, laskutustiedot, oppilaan opinnot ja opintohistoria, suoritetut opinnot ja todistukset, osallistuminen oppitunneille, vanhemman nimi, vanhemman henkilötunnus (laskutusta varten), vanhemman yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), kuvien ja materiaalien käyttöluvat, opettajan nimi, opettajan henkilötunnus, opettajan yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), opettajien opetustyö, järjestetyt opetustunnit, opetustoimintaan liittyvät tilastotiedot ja oppilasmäärät.
Kannatusyhdistyksen jäsenistä kerätään yhteisö- tai henkilöjäsenen nimi, posti- ja sähköpostiosoite ja puhelinnumero sekä jäsenyyden alkamis- ja voimassaolotiedot.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta ja jäseneltä mm. www-lomakkeilla ilmoittautumisen yhteydessä, sähköpostitse, puhelimitse, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Opetustoimintaan liittyvää tilastotietoa, jonka mukana ei toimiteta yksilöiviä tietoja, luovutetaan säännöllisesti esimerkiksi opetushallitukselle ja tilastokeskukselle. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.
Koulutuksen järjestäjä tallentaa vain oppilaan suostumuksella seuraavat, valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetun lain 9 e §:ssä säädetyt tiedot tietovarantoon:
- koulutuksen nimi ja laajuus;
- koulutuksen alkamisen ja päättymisen ajankohdat;
- osaamisen arviointi.
Koulutuksen järjestäjän tallentamien opiskeluoikeus- ja suoritustietojen lisäksi Opetushallitus tallentaa oppijasta oppijanumeron edellyttämät tiedot KOSKI-tietovarannon rekisterinpitäjän roolissa. Oppijanumero on Opetushallituksen antama pysyvä tunnus, jota käytetään henkilön yksilöintiin Opetushallituksen palveluissa. Oppijanumerosta säädetään valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekisteristä annetussa laissa (3 §).
Oppijanumeron muodostamisessa oppijasta tallentuu Opetushallituksen oppijanumerorekisteriin seuraavat tiedot: nimi, oppijanumero, henkilötunnus, kansalaisuus, sukupuoli, äidinkieli, tarpeelliset yhteystiedot.
Oppijan henkilötunnuksen kautta kansalaisuutta, sukupuolta, äidinkieltä, kotikuntaa ja yhteystietoja koskevat ajantasaiset tiedot päivitetään Digi- ja väestötietoviraston ylläpitämästä väestötietojärjestelmästä. Henkilötunnuksettoman henkilön osalta koulutuksen järjestäjä tallentaa henkilön kansalaisuuden, sukupuolen ja äidinkielen oppijanumerorekisteriin.
Lisätietoa löydät Koski-tietovarannon tietosuojaselosteesta.
8. Henkilötietojen säilytysaika
Oppilaitos on velvollinen säilyttämään oppilasrekisterin opiskelutiedot sekä oppilaan ja vanhemman henkilötiedot pysyvästi oppilasrekisterissä. Kaikkien rekisterien ja fyysisten dokumenttien sekä kopioiden säilytysaikoihin sovelletaan arkistointilakia (Arkistolaki 23.9.1994/831). Tietoja voidaan anonymisoida rekisteröidyn pyynnöstä. Säilytysaika mahdollistaa opintojen tilapäisen keskeytymisen ja uudelleen aloittamisen ilman, että oppilastietohistoria häviää. Säilytysaika mahdollistaa myös oppilaan osallistumistodistuksen
kirjoittamisen opintojen päättymisen jälkeen.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kaikki oppilaiden, vanhempien ja opettajien arkaluontoiset henkilötiedot säilytetään vahvasti salattuina ulkopuolisen palveluntarjoajan tietokannoissa ja varmuuskopioissa. Palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja vain siinä määrin kuin se osallistuu palvelujen toteuttamiseen. Rekisterinpitäjä velvoittaa palveluntarjoajaa huolehtimaan riittävästä tietoturvan tasosta henkilötietojen suojaamiseksi.
Tietojen selailuoikeutta on rajoitettu määrittelemällä käyttäjäoikeudet käyttäjäkohtaisesti. Rekisteristä tulostetaan vaaditut ja muut tarpeelliset tulosteet, jotka sisältävät asianosaisten nimet ja asian laatua koskevat tiedot ottaen huomioon salassapitovelvoitteet. Rekisteristä saatuja tietoja säilytetään huolellisesti ja henkilötietojen käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.
Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Myös työasemiin kohdistuvasta tietoturvasta huolehditaan asianmukaisesti.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Oikeus tarkistaa itseään koskevat henkilötiedot
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröityä koskevia henkilötietoja ja tarkastaa, mitä häntä koskevia henkilötietoja rekisteriin on talletettu. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Tarkastuspyyntö tulee lähettää rekisterinpitäjälle kohdan 2 mukaisesti ja sen on oltava kirjallinen ja allekirjoitettu. Tarkastuspyyntö voidaan evätä laissa säädetyin perustein.
Oikeus tietojen oikaisuun
Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon omaaloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä (ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään kohdan 2 mukaisesti). Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjältä rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön. Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa käsittelytoimia, joita rekisterinpitäjä kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien henkilötietojen käsittely ja luovuttaminen muuta kun opetustoimintaa varten ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle kohdan 2 mukaisesti.
Oikeus peruuttaa annettu suostumus
Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle kohdan 2 mukaisesti.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi tai rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneluettavassa muodossa, ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle (jos se on teknisesti mahdollista).
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).